프로젝트 일정관리 _ BIS본부 2팀 유동오 이사/전문위원

우리는 살면서 매 순간마다 많은 계획을 세우며 보냅니다. 대표적으로 연초에 세우는 금연, 외국어 공부, 다이어트 등이 해당됩니다. 저의 경우 최근에 이사하기 위해 이삿날을 정하고, 이사업체, 베란다 창호, 입주청소 등 한 달 전, 일주일 전에 할 일을 체크해 진행했었습니다. 다들 아시다시피 계획을 세우는 것 보다 중요한 것은 실천하는 것인데요. 어떻게 하면 작심삼일이 되지 않고 꾸준히 실천할 수 있을까요?

다음은 매일경제 2015년 1월 4일 자 기사 내용으로 영국 일간지 데일리메일에서 세계의 과학자들과 심리학자들이 계획과 실현을 연구한 결과를 하나로 모아 소개한 것을 실은 내용입니다.

◆ 대안을 세우지 마라 

타임지에 공개된 연구에 따르면 플랜B 대안을 세운 사람들은 하나의 계획만을 마련한 사람들보다 목표를 덜 성취하는 것으로 나타났다. 대안이 종종 역효과를 야기할 수도 있다는 지적이다. 연구팀은 대안이 주된 목표를 갈망하는 의지를 낮추고 계획과는 다른 것도 허용해 결국 실패에 이를 가능성이 있다고 밝혔다.

◆ 충분한 수면을 취해라 

영국 하트퍼드셔 대학의 연구에서는 수면부족이 자기통제 능력을 감소시키는 것으로 드러났다. 이 연구는 수면의 질이 계획을 실천하고 성공하는 데 얼마나 영향을 주는지 1000명을 대상으로 이뤄졌다. 평소에 잘 잔다고 대답한 사람 중 60%가 자신의 계획을 실천했다고 대답한 반면, 잠을 잘 자지 못하는 사람들의 경우 '그렇다'는 대답이 44%에 불과했다. 연구를 이끈 리처드 와이즈먼 교수는 "이 결과는 수면부족이 자제력과 의지력을 방해하는 것을 보여주는 기존 연구를 뒷받침한다."고 말했다.

◆ '~하지 말 것'보다는 '~할 것'으로 계획하라 

심리학자인 킴 스티븐슨은 계획을 세울 때는 '돈을 쓰지 마라', '너무 많이 먹지 마라'라고 쓰는 것보다는 긍정적인 면을 내세우는 게 성취에 도움이 된다고 말한다. 예컨대 '코끼리는 생각하지 마' 라고 말하면 전혀 관심 없던 사람까지 코끼리를 생각하게 된다는 것. 때문에 '하지 말자'는 계획보다는 '건강한 음식을 먹자', '지출을 잘 확인하자'등으로 세우는 게 좋다는 주장이다.

◆ 계획은 쪼개서 세워라 

성취하기 힘든 엄청난 계획보다는 더 작은 목표를 많이 갖고, 해내는 것이 만족도가 더 높다. 20가지를 실천할 수 있는데 스스로 한 가지만 하기를 결정하는 건 아쉬운 일이다. 미국 시카고대학 경영 대학원 조지 우 교수는 계획을 구체적으로 쪼개서 세우라고 조언한다. 예를 들어 만일 올해 독서의 목표를 세운다면, '책을 24권 읽겠다'는 목표보다는 '매달 2권의 책을 읽겠다'와 같이 적은 기간으로 계획을 세우는 것이 성공에 더 도움이 된다. 목표를 유지하고 달성하기 위해서는 계획을 쪼개서 세우도록 하자.

◆ 유혹과 계획을 묶어라 

목표 달성을 방해하는 유혹이 있다면 아예 유혹을 계획과 묶어버리는 게 좋다. 이른바 유혹 결합 시키기(temptation bundling) 과정이다. 

해당 용어를 만든 캐서리 밀크먼 심리학 교수에 따르면, 이 전략은 두 가지 문제를 즉시 해결할 수도 있다. 예를 들어 여러분이 텔레비전 시청 시간 감소와 헬스장에 가서 운동하겠다는 계획을 세웠다고 가정해보자. 그런데 텔레비전 시청을 놓칠 수 없어 헬스장에 가지 않게 된다면, 이 상황을 오히려 묶어서 이용하면 좋다. 즉 헬스장에 가서 운동을 하며 TV를 보는 것이다. 이런 방법은 죄책감도 들지 않으면서 시간도 활용할 수 있는 장점이 있다.

◆ 돈을 걸어라 

체중 감량 연구에서 가장 효과적으로 다이어트에 성공할 수 있게 한 요인은 참가자들이 자신의 목표를 달성하지 못하면 돈을 내게 하는 것이었다. 실제로 해외의 'stickk.com'이라는 웹사이트에서 이용하는 방식이다.

사용자는 자신의 계획을 세우고 만일 실천하지 못하면 특정인에게 벌금을 문다. 게다가 특정인을 자신이 정말로 싫어하는 사람으로 정한다면 목표 달성 확률이 급격히 늘어날 수 있다고 전해졌다. 이는 바로 계획을 실천하는 데 있어 의지가 옅어지는 것을 방지할 수 있는 방법이라고 한다.

위의 기사를 보면 개인의 계획과 조직의 계획은 목표와 방법이 다를 수 있을 것 같습니다. 조직의 계획과 관련하여 와 닿는 부분은 "쪼개서 세워라"인데요. 단기간에 실천 가능한 계획으로 나누고 중간중간 어느 정도 달성했는지 점검한다면 100%는 아니지만 어느 정도 만족할 만한 결과물을 얻을 수 있진 않을까요.

금번 포스팅에서는  총괄 일정표(WBS)를 요구 사항 단위로 작성하여 일정 관리 및 진척율을 관리했던 경험에 대해 얘기해볼까 합니다.

작년 이맘때 사업을 수주하고 고객사에 출근하여 가장 먼저 한 것이 사업 수행계획서를 작성하고 총괄 일정표(WBS)를 만드는 것이었습니다. 이전에 진행했던 프로젝트에서는 아래와 같이 단계별 Task 단위로 계획을 세우고 진척율을 관리하였습니다. 아마 일반적인 방법이 아닐까 생각됩니다.

이번 사업에서도 처음엔 Tast 단위로 작성하였습니다. 그러나 고객과 자료를 검토하는 과정에서 '현업이 관리하는 단위인 요구 사항 별로 진척을 관리했으면 한다'는 고객의 요구가 있었습니다. 프로젝트 관리 입장에서는 Task 단위로 진행되기 때문에 Task 단위로 진척을 관리하는 게 나을 것 같아 처음 몇 주는 요구 사항 방식을 별도로 작성하여 이중 관리하였습니다.

그러나 시간이 지날수록 이중 관리에 따른 현행화가 어렵고, 불필요한 작업이 반복되어 시간을 허비하는 것 같아 요구 사항 방식으로 통합하기로 했습니다. 다만, 요구 사항을 관리할 수 있는 세부 단위로 쪼개는 작업을 선행하고 고객과 검토하여 확정했습니다.

예를 들면 "데이터 웨어하우스 DB 구축"은 "ODS 설계 및 구축". "DW/DM 설계 및 구축"으로 세분화했고, 진척 작업량을 계산하기 위해 진행 상태를 오른쪽 표와 같이 7구간으로 나누어 해당 진행 상태에 따른 진행률이 적용되도록 했습니다.  아래 예를 들어 좀 더 자세히 설명드리겠습니다.		진행상태	진행율
		미진행	0%
		분석완료	10%
		설계완료	30%
		설계완료 _ 고객검토	50%
		개발완료	70%
		개발완료 _ 고객검토	90%
		테스트완료	100%

주 단위 진척율

- 단위 실적작업량(1열) = 계획작업량(D열) * 실적진행률(H열)

- 계획작업량(A): 1주 ~ 현재 주까지의 작업량 합계

- 실적작업량(B): 단위 실적작업량 합계

- 계획진척율: 계획작업량(A) / 전체작업량(S10) * 100

- 실적진척율: 실적작업량(B) / 전체작업량(S10) * 100

SR-002의 경우 상품 영역은 총 5주 동안 '작업량 6'에 대해 현재(6주)까지 3주 동안 '작업 4'를 계획했으나, 실제 진행은 '설계 완료(30%)'로 '작업량 6' * 30%를 적용하여 실적 작업량은 1.8이 도출되었으며, 계획율 66.7%(=진행주수4/계획작업량6) 대비 달성율 30%(=실적작업량1.8/계획작업량6)으로 36.7% 지연(-)되고 있는 상황입니다. 좀 더 간단히 말하면 전체 6 중 현재 기준으로 4를 했어야 하는데 1.8 밖에 진행하지 못했다는 의미입니다.

이 방법은 고객 관점에서 과제의 완료 여부를 판별할 수 있고, 과제 중심의 일정과 진척을 관리할 수 있어 의사소통하기 좋다는 장점이 있습니다. 과제 단위가 여러 개인 프로젝트에서 요구 사항 단위로 진척율을 파악할 때 사용하면 좋을 듯합니다.

반면, 요구 사항을 너무 크게 잡을 경우 몇 주 동안 진행 상태가 변경되지 않아 실적 진척율이 변하지 않는 문제가 있고, 과제 단위가 설계로 마무리되는 경우 100% 진행되었음에도 불구하고 기존 진행 상태 표를 적용할 수 없어 별도 진행 상태 표를 추가 설계하는 일이 발생하는 등 개선해야 할 사항이 있습니다.

끝으로 이 방법을 통해 프로젝트 단계별로 대략적인 주정치를 제시하는 것보다 과제 단위의 좀 더 상세한 수준으로 진척율을 점검할 수 있었습니다. 어떤 방식이 더 좋다 나쁘다를 떠나 고객의 시각에서 계획을 수립하고, 진척사항을 점검 할 수 있는 방법이 있다면 시행착오를 줄일 수 있지 않을까요? 그리고 새로운 접근 방식에 대해 고객과 같이 검토하여 충분히 그 방법이 합리적이고 타당하다면 주간 보고를 포함한 진척 보고 시 서로 간의 불신이 줄어들지 않을까 합니다.

경기 하남으로 이사를 하고 나니 출근시간이 40분이나 더 걸립니다. 그러나 책을 읽는 시간도 한 시간 늘었습니다. 모든 일이 단점만 있는 것은 아닌 듯 합니다. 어떤 상황에서든 나름대로 좋은 점을 찾아 실천한다면 좀 덜 투덜거리고 재미있게 살지 않을까요^ ^